El 13 de enero de 1965 mediante la Ley Orgánica del MEP N°3481 se creó a través de su artículo 22) la Oficina de Partes y Archivo como una dependencia de la Oficialía Mayor “encargada del registro y trámite de la correspondencia y custodia del Archivo, todo conforme a la reglamentación que al efecto se dicte”.  Pese a esta disposición las labores de esta oficina no quedaron bien evidenciadas por lo que parte de la documentación producida por el Ministerio de Educación estuvo por mucho tiempo almacenada en bodegas, sin control y organizada sin criterios técnicos, esto propició que quedara a juicio de la administración del Gobierno de turno. 

No obstante, de acuerdo con los datos del Archivo Nacional, el fondo “Educación” lo conforman unas 13020 unidades documentos (148 metros lineales) correspondientes al periodo 1821-2018, que incluye los documentos remitidos por los archivos de gestión de los despachos ministeriales, lo que nos da buena señal de que hubo una preocupación por las autoridades de conservar parte la documentación del MEP. 

Con la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 del 24 de octubre de 1990, propició una mayor regulación en las instituciones públicas y la profesionalización del personal a cargo de los archivos centrales.   

Para el caso del MEP, en el año 1991 se nombró como encargado del archivo de gestión del Despacho del Ministro de Educación al señor Luis Fernando Jaén García el cual contaba con un diplomado en Archivo Administrativo y que propuso un anteproyecto para la organización del Archivo Central el cual nunca se concretó.  Es hasta 1998 cuando se se creó la primera plaza de archivista profesional en el Despacho del Ministro de Educación a la señora Lilliam Alvarado Agüero, la cual justificó la necesidad de contar con una plaza archivística y por sus atestados. Una vez nombrada la archivista profesional propone al Ministro la creación del Archivo Central siendo acogida esta propuesta y se conforma una comisión en la que se nombra como coordinadora a la señora Alvarado, con el propósito de dirigir el proyecto de creación del Archivo Central cumpliendo así con lo establecido en la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. 

Luego de las gestiones para obtener un local adecuado, el 29 de abril del 2002, se publicó el Decreto N°30384 Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del MEP, en el que formaliza la creación del Archivo Central.  El 02 de julio del mismo año inicia sus funciones en uno de los locales del edificio ubicado en el distrito de La Uruca, que fuera remodelado completamente en el 2012. Actualmente es una dependencia del Viceministerio Administrativo según lo dispone el artículo 170) del Decreto de Organización Administrativa del MEP N°38170 del 30 de enero del 2014, cuenta con un personal de 6 profesionales archivistas y la Jefatura. 

Le corresponde además coordinar con las diferentes instancias institucionales la organización y administración de los Archivos de Gestión que son la fuente primaria de información para alimentar el Archivo y preservar la memoria institucional.

Contamos con dos amplios depósitos que reúnen las condiciones adecuadas de seguridad y conservación establecidas en  el artículo 84) del Reglamento Ejecutivo de la Ley 7202,  con capacidad para albergar 2732 metros lineales de documentos, producto de las funciones y actividades propias del MEP, que  se encuentran debidamente custodiados, organizados e identificados y fueron transferidos conforme a los plazos y requisitos establecidos.

En el año 2018, el Archivo Central del MEP fue distinguido con el premio “Luz Alba Chacón” otorgado por la Junta Administrativa de la Dirección General del Archivo Nacional como Archivo distinguido del Sector Público, esto en reconocimiento de la trayectoria llevada a cabo durante sus 18 años de labor y cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, destacándose en la elaboración de instrumentos como el Manual de Gestión Documental, el cual regula la creación de documentos que se generan en la Institución,  así como,  la capacitación de más de 4000 funcionarios, en políticas para la administración de documentos, el  realizar, 164 transferencias, autorizar 612 eliminaciones y atender más de 2500 consultas a usuarios (as) tanto a nivel interno como externos.

También el 14 de diciembre de 2018, fue reconocido por parte de la UNESCO con la inclusión del fondo documental de la Escuela Normal de Costa Rica como parte del patrimonio regional documental. Éste es un programa de la memoria colectiva y documentada de los pueblos del mundo y su patrimonio documental que, a su vez, representa buena parte del patrimonio cultural mundial. El fondo documental procede y era mantenido en custodia por el Liceo de Heredia con quien ser coordinó su traslado en el año 2017 al Archivo Central para que fuera organizado técnicamente.

Horario de atención: Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm jornada continua.

Central telefónica: 2222-8746 (extensiones 200 / 209 / 210 / 211 / 212 /213)

Correo Electrónico: [email protected]

Estamos ubicados en San José, distrito La Uruca, 250 oeste y 100 norte de la plaza de fútbol, frente a Ferretería El Lagar, contiguo al Centro de Almacenamiento y Distribución de Materiales del MEP, avenida 39, calle 50-B.

La asesoría archivística implica la consulta y orientación especializada en la gestión, organización, conservación y administración de archivos y documentos. La inspección archivística se refiere a la evaluación y revisión de los archivos y sistemas de gestión documental existentes. Este proceso permite identificar deficiencias, cumplir con las normativas y asegurar que los procedimientos de archivo sean efectivos y eficientes.

En el Archivo Central del Ministerio de Educación Pública la asesoría y los procesos de inspección se llevan a cabo en las en todas las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión de acuerdo con lo establecido y normado por el Archivo Central del MEP. 

Pueden ser solicitadas al Archivo Central al correo electrónico [email protected] por las Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito,

Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión, o bien por algún particular que denuncie una situación/denuncia respecto al manejo y conservación de la gestión de documental. 

El Archivo Central del Ministerio de Educación Pública realiza una ardua labor durante todo el año impartiendo capacitaciones al personal de la Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos que maneja desde los archivos de gestión los documentos.

En estas capacitaciones se les ofrece un entrenamiento en la adecuada administración de los documentos y el uso de sistemas de gestión, así como el uso de técnicas para el manejo de archivos físicos y digitales, incluyendo almacenamiento, recuperación, transferencias y eliminación.

Por medio de las capacitaciones el Archivo Central del MEP promueve mantenerse al día con las últimas tendencias y tecnologías en gestión documental, como la inteligencia artificial y la automatización. Estas capacitaciones son impartidas en modalidad virtual o presencial. 

Las Dependencias pueden realizar las solicitudes de talleres o capacitaciones a través del correo electrónico [email protected]

La sala de consulta documental es un espacio designado para acceder a documentos, archivos y otros recursos informativos que se custodian en el Archivo Central del MEP. En esta sala, tanto los usuarios internos como externos (personal administrativo, docentes, estudiantes, investigadores y particulares), pueden revisar los documentos y demás materiales en un ambiente adecuado con un espacio amplio para la revisión y la investigación, bajo la supervisión y guía de cualquiera de los Profesionales Archivistas.

Pueden realizar las solicitudes de información de documentos a través del correo electrónico [email protected]. Por medio del cual se les estará asignando una cita para la visita. 

La eliminación documental se refiere al proceso de eliminar los documentos que han alcanzado el fin de su ciclo de vida de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Plazo de Valoración Documental.  

Este proceso es importante para la gestión eficiente de la información, así como, el tema del espacio en las diferentes Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales, Centros Educativos, archivos de gestión en general. 

Las dependencias que cuenten con tablas de plazos aprobadas pueden realizar las solicitudes de asesoría en el proceso de eliminación de documentos a través del correo electrónico [email protected]. 

Las dependencias del Ministerio de Educación Pública pueden realizar la solicitud de este servicio (facilitación, y reproducción de documentos interdepartamental) a través del correo electrónico [email protected].

En algunos casos calificados pueden solicitar el préstamo físico de los documentos o bien solicitar la información digitalizada.

El préstamo de documentos se encuentra sujeto a los temas del acceso a la información de acuerdo con la normativa vigente. 

• Actas de órganos colegiados
• Fotografías
• Colección de planes y programas de estudio
• Concentrados de notas
• Expedientes de personal 

El rescate de patrimonio documental es una práctica fundamental que realiza el Archivo Central para la conservación de la memoria histórica y cultural de la educación en Costa Rica. Este proceso implica identificar, recuperar y preservar documentos, archivos y materiales que tienen un valor científico cultural declarado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación en las diferentes Direcciones Regionales, Supervisiones de Circuito, Oficinas Centrales y Centros Educativos del Ministerio de Educación Pública. 

Este proceso se lleva a cabo por medio de transferencias documentales realizadas por las distintas dependencias, supervisadas por los Profesionales Archivistas, al Archivo Central, quien es el ente encargado de transferirlas al Archivo Nacional para su conservación y preservación. 

Las dependencias que cuenten con documentos declarados con Valor Científico Cultural deben realizar la solicitud de asesoría sobre el tema de transferencias de los documentos a través del correo electrónico [email protected]., solicitando la asignación de un profesional que les guíe en el proceso. 

Las visitas guiadas de los Colegios Técnicos son una excelente manera de complementar el aprendizaje en las aulas, además, ayudan a relacionar los conceptos aprendidos en clase con el mundo real y fomentan la curiosidad y el diálogo entre los estudiantes y los Profesionales Archivistas expertos respecto a los conocimientos adquiridos en sus colegios al mismo tiempo que se incorporan dinámicas de aprendizaje. 

Durante estas visitas al Archivo Central se les brindará un recorrido por las instalaciones, así como capacitación respecto a temas relacionados con la gestión documental. 

Los centros educativos de educación secundaria donde se imparten técnicos a nivel de secretariado pueden solicitar una visita a través del correo electrónico [email protected].