Plataforma ministerial SABER: información relevante de estudiantes y centros educativos en tiempo real

• Herramienta tecnológica se implementó gracias al aporte de la Unión Europea a través del proyecto PROEDUCA.

• Por primera vez, Costa Rica cuenta con un registro completo de estudiantes a través de su cédula de identidad e información de centros educativos, de forma automatizada.

• Durante este 2021 se implementa la segunda etapa que permite ampliar módulos para obtener más información y realizar mejoras en el servicio educativo.

La plataforma SABER (Sistema de Administración Básica de la Educación y sus Recursos), es una herramienta tecnológica que le ha permitido al Ministerio de Educación Pública (MEP) y al país, contar, por primera vez, con la información relevante de estudiantes y centros educativos de forma automatizada.

Esta Plataforma Ministerial es la ruta que ha trazado el MEP hacia la digitalización y que le permite construir una solución tecnológica, que busca integrar los sistemas de información para fortalecer la gestión administrativa y educativa de la institución.

SABER es producto de la donación, por parte de la Unión Europea, a través del Proyecto de cooperación  PROEDUCA,  de una plataforma tecnológica, que permite centralizar la información de toda la población estudiantil y realizar el proceso de matrícula en línea, logrando mantener una correcta trazabilidad del expediente del estudiantes y además, generar alertas tempranas para que los centros educativos, supervisiones educativas y direcciones regionales, logren prevenir la exclusión estudiantil.

“El sistema educativo es dinámico, está en constante cambio, tenemos nuevos estudiantes y egresan estudiantes al terminar su proceso de aprendizaje, se abren y cierran ofertas educativas dependiendo de sus objetivos; por lo tanto, necesitamos herramientas digitales que nos permitan analizar la información constantemente para tomar decisiones oportunas”, expresó Paula Villalta, Viceministra de Planificación Institucional y Coordinación Regional del MEP.

Además mencionó: ”La Plataforma Ministerial no es solo un software, sino un proceso de digitalización que nos permitirá tener un monitoreo, transparencia y trazabilidad de la información, en todos sus niveles, y lograr una mejora continua en el sistema educativo, asignando los recursos donde más se necesitan, dando la calidad de educación que Costa Rica requiere y merece”.

Este sistema, está  diseñado para automatizar los principales procesos administrativos de la institución y promover un espacio de convivencia e interacción, contribuye también a facilitar la toma de decisiones, asignación de recursos de forma oportuna, el fortalecimiento  de las comunicaciones y la realización de trámites de forma más eficiente.

Antes de esta herramienta, el ministerio carecía de información digitalizada; sin embargo, a partir de su aplicación desde el 2020, de la primera etapa de SABER, el MEP ha logrado obtener información precisa que le permite establecer procesos de mejora continua en menor tiempo.

El proyecto contempla un total de ocho etapas que se irán implementando de forma paulatina. La primera, que se ejecuta desde el año 2020, está relacionada con el registro del estudiante, donde  se puede obtener información sobre: expediente estudiantil  (básico), expediente del centro educativo (básico), matrícula electrónica (pre matrícula, matrícula y traslados), Alerta Temprana (para disminuir la exclusión), información de beneficios, así como la integración con terceros como el Sistema Nacional de Información y Registro Único de Beneficiarios del Estado  (SINIRUBE).

En el  tema específico de alerta temprana, solo en el 2020 se registró en la Plataforma SABER, la aplicación de 25.678 alertas en 1.073 centros educativos. Es decir, 11,08% de los centros educativos del país.

“Es la primera vez en el MEP que se registra este dato. Lo que nos permite actuar efectivamente en la reducción de la exclusión estudiantil”, dijo Alessadra Molina, Coordinadora de la Unidad para la Permanencia, Reincorporación y Éxito Educativo  (UPRE)

Datos relevantes 2021

Al entrar en operación la primera etapa de la Plataforma SABER, el MEP cuenta ya con información digital de estudiantes, centros educativos, impacto de las decisiones educativas.

Por eso, este 2021, gracias a los datos recopilados en el censo inicial de matrícula, --obtenido en menos tiempo que años anteriores por ser digital--, se ha logrado identificar un total de 1.173.286 estudiantes reportados por 5.369 centros educativos públicos y privados del país.

Gracias a esa información la UPRE, ha logrado identificar que 10.000 de los 18.384 estudiantes reportados como excluidos en el 2020, se encuentran matriculados en el curso lectivo 2021. Lo que representa un avance en los esfuerzos realizados para que las personas estudiantes no abandonen su formación.

Además, la plataforma permite la realización de sondeos y censos sobre temas de interés para la organización, como el censo que se realizó durante los meses de marzo y abril, cuando se solicitó, por medio de un cuestionario, información estratégica requerida para el curso lectivo 2021, entre la que destaca la elaboración de planes de apertura. Según el censo,  en 5259 (99%) centros educativos del país, se desarrollaron y ejecutaron los planes de apertura como se consignó por parte de la Administración. Los datos permitieron identificar el 1% restante que requería apoyo adicional para su ejecución.

Otro de los datos que sobresalen, es la participación del 87% de la población estudiantil (1.021.602 estudiantes) que se encontraban recibiendo lecciones de forma bimodal y 151.684 (13%) que estaban de forma no presencial.

El tema de conectividad también fue uno de los puntos más importantes revelados por el censo, ya que gracias a la Plataforma SABER, se pudo identificar que 4.635 (87%) de los centros educativos del país cuentan con acceso a internet, mientras que 688 (13%) que no cuentan con acceso a internet corresponden a zonas indígenas o alejadas geográficamente.

Como parte de los datos obtenidos, se logró identificar también que el 94% (5.020) de los centros educativos cuentan con un Plan de Gestión del Riesgo. En cuanto a servicios básicos, se muestra que en relación con disponibilidad de agua, el 100% (5326) de los centros educativos cuentan con ella, que 4.658 (87%) tienen agua potable y 668 (13%) cuentan con agua no potable, pero tienen algún tipo de tratamiento.

En el caso de suministro de luz, el 99,4% (5292) de las instituciones educativas del país indican que cuentan con luz eléctrica, mientras que el 0,6% (34) que no la tienen, se debe a que se encuentran en zonas muy alejadas.

Por el tema de la Pandemia y como parte de las acciones desarrolladas para implementar durante este curso lectivo la educación combinada, estaba la incorporación de más lavatorios de manos en los centros educativos. En ese sentido, de acuerdo con lo indicado en la plataforma, 4614 (87%) cuentan en este momento con lavamanos internos y externos y el 93% (4945) solamente internos.

En cuanto a planes de Gestión del Riesgo, 5020 (94%) de centros educativos cuentan con uno, a diferencia de 306 (6%) que aunque en este momento no lo tienen, ya se les está brindando el acompañamiento para su elaboración.

También se obtuvo información sobre servicios sanitarios, dónde el 100% de los centros educativos cuenta con ellos. En cuanto al tema de aguas negras, 5315 (99.08%) instituciones cuentan con mantenimiento de ellas y 11 (0.2%) las tratan de forma diferente

Segunda Etapa brindará datos sobre evaluación y asistencia

La segunda etapa, que se estará desarrollando durante este 2021, está enfocada en el tema de evaluación y asistencia, lo que permitirá obtener información sobre: registro de calificaciones, grupos, niveles y horarios, asistencia y conducta, reportes (notas, exclusión, entre otros), expediente del funcionario (básico).

En el caso del trabajo que se realiza desde la UPRE, para prevenir la exclusión estudiantil, esta etapa contempla el desarrollo de un módulo que permite la actualización y transmisión de datos que alertan al sistema educativo, para reaccionar de manera temprana y oportuna a las amenazas o riesgos presentes alrededor de la persona estudiante que se encuentra matriculada en cualquiera de las ofertas educativas.

Esa información, le permite al MEP, que las instituciones educativas cuenten con apoyo de la familia y actores relevantes, en la formulación oportuna de planes de acción para cada estudiante identificado en el sistema como persona en riesgo de exclusión y lograr su permanencia y conclusión exitosa de sus estudios. 

El proyecto forma parte de los cuatro ejes de la estrategia ministerial de gestión (inclusión, eficiencia, innovación y calidad), y es el resultado de un trabajo conjunto entre el Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional, la Dirección de Informática de Gestión, la Unidad para la Permanencia, Reincorporación y Éxito Educativo (UPRE), con el aporte de la Unión Europea.